روش اجرایی فرآیند کنترل مدارک و مستندات

روش اجرایی فرآیند کنترل مدارک و مستندات

1- هدف
هدف از تدوين اين روش اجرائي ، استقرار و برپايي سيستمي به منظور حصول اطمينان از جاري بودن مدارك و مستندات تحت كنترل و معتبر در سازمان از طريق تعريف كنترل هاي مورد نياز زير مي باشد:
• الف) تصويب مدارک از نظر تناسب و كفايت آنها پيش از انتشار
• ب) بازنگري و بروزآوري ( برحسب نياز ) و تصويب مجدد مدارک
• ج) حصول اطمينان از مشخص شدن تغييرات و وضعيت ويرايش جاري مدارک
• د) حصول اطمينان از در دسترس بودن ويرايش هاي معتبر مدارک در مكان استفاده
• ه) حصول اطمينان از خوانا و قابل تشخيص باقي ماندن مدارک
• و) حصول اطمينان از شناسائي مدارک با منشاء برون سازماني و تحت كنترل بودن توزيع آنها
• ی) پيشگيري از استفاده سهوي مدارک غير معتبر (منسوخ شده)
2- دامنه كاربرد
اين روش اجرائي برای كنترل كليه مدارک مبتنی بر استانداردهای IMS شامل سيستم مديريت كيفيت ، ایمنی و بهداشت شغلی و محیط زیست در شرکت ...................................كاربرد دارد .
3- مدارك مرجع و مرتبط
3-1- مدارک مرجع :
- استانداردهای بین الملی ISO 9001 , ISO 14001 , ISO 45001
3-2- مدارک مرتبط :
- روش اجرایی کنترل سوابق QAPR 06
4- تعاريف و اختصارات
مستندات : مجموعه اي از مدارك، مشخصات و سوابق را مستندات می نامند.
مدرك : داده هاي معنادار و رسانه آن ، مانند مشخصات ، نقشه، استاندارد
یادآوري: رسانه ممکن است کاغذ، دیسک مغناطیسی، الکترونیکی یا نوري براي رایانه ها، عکس یا نمونه مرجع یا ترکیبی از آنها باشد.

خط مشی : عبارت است از مقاصد و جهت گیري کلی یک سازمان نسبت به مقوله مورد نظر اعم از کیفیت، محیط زیست و ایمنی و بهداشت شغلی که رسماً توسط مدیریت ارشد اعلام می گردد.
نظامنامه سیستم مدیریت کیفیت : مدرکی که کلیات سیستم IMS را توصیف کرده و چگونگی رعایت الزامات استانداردهای
ISO 9001 ,ISO 45001 ,ISO 14001 و سایر الزامات سازمانی را مشخص می نماید.
سیستم مدیریت یکپارچه : (IMS) یک سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) تمام جنبه‌های سیستم‌های سازمانی، از جمله فرآیندها و استانداردهای سازمان را در یک سیستم هوشمند، ترکیب می‌کند.
فرآیند : مجموعه فعالیتهاي مرتبط به هم یا متعامل، که با صرف منابعی دروندادها(ورودي) را به بروندادها(خروجی) تبدیل میکند.
روش اجرایی : طریقه مشخص شده اي است براي اجراي یک فرآیند.
دستورالعمل : سندي است که جزئیات انجام یک کار مشخص را بصورت مرحله به مرحله براي انجام دهنده کار تشریح میکند.
استاندارد : معیارها ، مبانی ، شاخص ها و اصول کلی که مقبولیت جهانی یا منطقه اي یا ملیّ یا شرکتی دارند.
مدارك فنی : مدارك فنی شامل نقشه ها و مستنداتی میباشند که در آنها مشخصه هاي فنی قید شده است.
مدارک مرتبط : شامل مدارکی که به صورت پایین دستی یا در سطح مدرک مذکور می باشند
مدارک مرجع : شامل استانداردها یا مدارک بالادستی می باشد
شناسنامه فرایند : نوعی نمودار بصری است که اجزای کلیدی یک فرآیند را از ابتدا تا انتها به تصویر می‌کشد. این نمودار به وضوح نشان می‌دهد که چه کسانی(تامین‌کنندگان) چه چیزهایی(ورودی‌ها) را به فرآیند ارائه می‌دهند، چه کاری در فرآیند انجام می‌شود(فرآیند)، چه چیزی از فرآیند به دست می‌آید(خروجی‌ها) و چه کسانی از نتایج فرآیند بهره‌مند می‌شوند (مشتریان).
نقشه فرایند : نوعی ابزار مدیریت و برنامه‌ریزی است که برای ترسیم فرآیندها و جریان کارها مورد استفاده قرار می‌گیرد
آیین نامه : آیین‌نامه به قوانین و مقرراتی گفته می‌شود که توسط مقامات ارشد سازمان وضع و در معرض اجرا قرار می‌گیرند
نمودار سازمانی : یک نمودار سلسله مراتبی از جایگاه‌ها و مشاغل موجود در سازمان و ارتباط میان آنها می باشد
سوابق : آن دسته از عناصر سیستم کیفیت هستند که اثبات کننده فعالیتهای انجام شده و یا نتایج حاصله میباشند. سوابق کیفیت معمولاً در حین انجام فعالیتها بوجود می آیند.

مدارک برون سازمانی : مدركي كه تهيه، تائيد و تصويب آن توسط پرسنل صورت نمي‌پذيرد و شرکت حق تغيير آن‌ها را ندارد. مانند مدارک ارسالی مشتری و قوانین و الزامات محیط زیستی و ایمنی و بهداشت